Wichtige Erkenntnisse
- Digital Asset Management (DAM)-Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Zentralisierung, Organisation und Verteilung digitaler Dateien eines Unternehmens, wie Logos, Marketingmaterialien und Produktbildern.
- Die Lösung von DAM ist der Schlüssel, um Markenkohärenz zwischen euren Assets zu bewahren und Arbeitsabläufe zu optimieren – sei es in der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, Abteilungen oder Partner:innen.
- Ein DAM-System wird wahrscheinlich benötigt, wenn euer Unternehmen mit einer großen Menge digitaler Assets über mehrere Teams oder Standorte hinweg arbeitet.
- Bei der Wahl einer DAM-Plattform solltet ihr auf die Integration in eure bestehende Tech-Umgebung, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Asset-Zugänglichkeit, Rechteverwaltung und Analysefunktionen achten.
Was ist Digital Asset Management?
Digital Asset Management beschreibt den Prozess des Speicherns und Organisierens von Unternehmensdateien wie Logos, Marketingmaterialien, Präsentationsunterlagen und Produktfotos. Viele Unternehmen nutzen ein dediziertes Digital Asset Management (DAM)-System, um diese Prozesse zu vereinfachen.
Schauen wir uns an, wie eine solche Lösung eine zentrale und leicht zugängliche “Single Source of Truth” für all eure Marken- und Kampagnenmaterialien bietet.
Wie DAM eure digitalen Assets optimiert
Digital Asset Management-Software bietet einen umfassenden Rahmen, um Content und kreative Assets zugänglich zu machen, zu organisieren und zu verteilen.
Diese Assets (z.B. Bilder, Videos, Animationen oder Dokumente) bilden das Herzstück eines funktionierenden DAM. Im Idealfall sind die Dateien über Metadaten durchsuchbar und bieten unterschiedliche Zugriffs- und Benutzerrechte.
Zugriff
DAM-Software bietet einen zentralen Ort zur Speicherung all eurer Marken-Assets. Wann immer jemand im Unternehmen eine digitale Datei erstellt, wird diese in euer DAM hochgeladen – nicht auf dem Laptop oder in persönlichen Ordnern. Heutzutage sind DAMs oft cloudbasiert.
Organisation
In eurem DAM könnt ihr Assets in Bibliotheken kategorisieren, um die Navigation zu vereinfachen. Zum Beispiel könnt ihr Bibliotheken für verschiedene Marketingkampagnen, Produktlinien oder Abteilungen anlegen.
Beim Hochladen eines Assets könnt ihr detaillierte Metadaten und Tags hinzufügen, um die Suche innerhalb des DAMs zu erleichtern:
- Metadaten vereinfachen die Kategorisierung und haben ein klares Format, z. B. „Datum.“ Sie helfen, die Asset-Bibliothek zu strukturieren, ähnlich wie „Genre“ eine Musikbibliothek organisiert.
- Tags sind völlig offen und ohne Einschränkungen. Wenn jedoch mehrere Personen Dateien hochladen und nur Tags verwenden, können diese inkonsistent sein (z. B. „Welpe“ und „Hund“), was das Finden der richtigen Assets erschwert.
Metadaten und Tags funktionieren am besten, wenn ihr einer klaren Struktur oder Taxonomie folgt. Nutzer:innen können dann Tags verwenden, um innerhalb einer Metadatengruppe gezielt nach Assets zu suchen. Einige Kund:innen möchten beispielsweise Metadaten für „Abteilung“ oder „Produktlinie“ nutzen und Tags für die Beschreibung hinzufügen, wie „Marketing“ oder „Shampoo.“
Verteilung
DAM-Software ermöglicht allen Teammitgliedern Zugriff auf eure Marken-Assets, sodass sie die benötigten Dateien finden und nutzen können. Jede Person kann ein eigenes Konto haben, und ihr könnt Nutzer:innen bei Bedarf hinzufügen oder entfernen. Dies ist auch hilfreich, wenn ihr mit externen Partner:innen wie Agenturen arbeitet.
Ein DAM kann euch außerdem dabei helfen, den Zugriff auf bestimmte Dateien einzuschränken. Wenn ihr beispielsweise kreative Assets für eine Marketingkampagne habt, die noch in der Prüfung sind, könnt ihr diese vor der breiteren Organisation verbergen, bis sie für die Veröffentlichung freigegeben sind. Viele Lösungen ermöglichen es euch, Berechtigungen anzupassen, sodass Teams, Hierarchieebenen oder Standorte spezifische Zugriffsrechte auf verschiedene Bibliotheken oder Assets erhalten.
Ist ein DAM das Richtige für euer Unternehmen?
Wenn ihr überlegt, ob euer Unternehmen von einem DAM-System profitieren könnte, stellt euch die folgenden Fragen:
- Erstellt, nutzt und teilt euer Unternehmen häufig eine große Menge digitaler Assets? Wenn mehrere Teams und externe Partner:innen regelmäßig Zugriff auf Markenmaterialien benötigen, zentralisiert und vereinfacht ein DAM diesen Prozess.
- Ist euer Team geografisch verteilt oder habt ihr regionale Büros? Ein DAM stellt sicher, dass alle Zugriff auf die gleichen Assets haben, unabhängig vom Standort.
- Müsst ihr die Nutzung von Assets verfolgen, den Zugriff kontrollieren, kreative Workflows einrichten und Automatisierungs- sowie Freigabeprozesse implementieren? Ein DAM optimiert Abläufe und steigert die Produktivität.
- Ist es euch wichtig, über verschiedene Kanäle hinweg eine personalisierte und konsistente Content-Erfahrung zu liefern? Ein DAM fungiert als zentrale Quelle für eure digitalen Assets und lässt sich in euer tägliches Toolset integrieren, wie euer CMS, Contentful, AEM oder Design-Tools (z. B. Canva, Adobe und Figma).
Wenn ihr die obigen Fragen mit „Ja“ beantwortet habt, benötigt ihr wahrscheinlich ein DAM-System. Schauen wir uns an, wer Digital Asset Management-Software nutzt und welche Rolle sie in eurem Unternehmen spielen kann.
Wer profitiert von Digital Asset Management?
Die meisten Mitarbeitenden werden euer DAM irgendwann nutzen, obwohl einige Teams häufiger darauf zugreifen werden als andere. Aber nicht nur interne Teams profitieren – auch externe Partner können von der DAM-Software profitieren.
Kreative Teams
Eure kreativen Teams – Designer:innen, Fotograf:innen und Videograf:innen – werden euer DAM vermutlich am häufigsten nutzen. Sie organisieren und speichern die von ihnen erstellten Medien-Assets auf der Plattform und teilen den Zugriff mit Kolleg:innen für Freigaben und Feedback.
Marketingabteilung
Marketing-Teams gehören ebenfalls zu den intensiven Nutzer:innen von DAM-Tools, da sie Werbematerialien, Inhalte und Vorlagen erstellen.
Ein DAM bietet ihnen einen zentralen Ort, um Assets zu speichern und zusammenzuarbeiten. Dies ist besonders nützlich, wenn ihr regionale Büros oder ein verteiltes Team habt, da alle relevanten Dateien einfach gefunden werden können. So spart das Marketing-Team Zeit, da es weniger Dokumente versenden oder Zugriffsrechte einzeln vergeben muss.
Externe Partner
Alle externen Partner:innen, mit denen ihr zusammenarbeitet – wie Kreativagenturen, Freelancer oder PR-Unternehmen – könnten ebenfalls Zugriff auf euer DAM benötigen. So können sie beispielsweise jederzeit euer Logo nutzen oder eure Missionserklärung einfügen. Außerdem können sie Dateien in euer DAM hochladen, wodurch es Kreativagenturen erleichtert wird, Assets zur Überprüfung mit internen Stakeholder:innen zu teilen.
Guide: Die richtige DAM-Plattform auswählen
Es gibt viele DAM-Tools auf dem Markt. Wenn ihr verschiedene Optionen vergleicht, solltet ihr diese Punkte in eure Entscheidungsfindung einbeziehen:
1. Integrationen
Sucht nach einer DAM-Plattform, die sich nahtlos in euren Tech-Stack integrieren lässt. Das gilt besonders für Kreativ-Tools wie Sketch oder Adobe, da sie es euren kreativen Teams erleichtern, Dateien zu nutzen und zum DAM hinzuzufügen.
Bezieht eure Entwickler:innen in die Auswahlentscheidung ein, damit sie sicherstellen können, dass die Software problemlos über offene APIs oder Webdienste kommunizieren und Daten austauschen kann. Alternativ könnt ihr Lösungen in Betracht ziehen, die eine Entwicklerplattform und ein SDK bieten, um eigene Integrationen zu erstellen, die perfekt in eure bestehende Technikumgebung passen.
2. Benutzerfreundlichkeit
Neue Technologien einzuführen und deren Akzeptanz sicherzustellen, kann herausfordernd sein. Testet oder nehmt an Demos teil, um die Benutzerfreundlichkeit der Software zu bewerten.
Achtet auf eine einfache, intuitive Oberfläche und Nutzererfahrung, die ohne Programmierkenntnisse oder umfangreiche Schulungen auskommt. Eine benutzerfreundliche Lösung führt zu einer hohen Akzeptanz und einem schnellen Return on Investment.
3. Horizontale Lösungen für Markenkonsistenz
Vergleicht verschiedene Optionen, um herauszufinden, ob die Lösung ein eigenständiges DAM-Produkt oder Teil einer größeren Plattform ist.
Umfassende Markenaufbau-Plattformen wie Frontify bieten zusätzliche Funktionen – darunter Echtzeit-Kommentare und Verknüpfungen mit Produkten wie Guidelines und Templates. Solche End-to-End-Erfahrungen innerhalb derselben Plattform fördern Markenkonsistenz, Zusammenarbeit und Organisation.
4. Asset-Zugänglichkeit
Eure Nutzer:innen möchten jederzeit und überall zusammenarbeiten, indem sie Inhalte und Assets auf ihren Smartphones oder Computern suchen, herunterladen und kommentieren können.
Je nach Bedarf könnt ihr einen Anbieter wählen, der eine mobile App anbietet – ideal für Markenarbeit unterwegs – sowie eine Desktop-App, die sofortigen Zugriff auf alle Inhalte bietet, ohne den Browser öffnen zu müssen.
5. Skalierbarkeit
Je mehr eure Marke wächst, desto mehr Dateien sammelt ihr – bis es unmöglich wird, den Überblick zu behalten. Wählt eine DAM-Lösung, die bei der Skalierung hilft, indem sie die zunehmende Anzahl an Assets zentralisiert, verwaltet und einfach zugänglich macht.
6. Access and rights management
Es sollten viele Personen euer DAM nutzen können, aber nicht alle sollten Zugriff auf alle Inhalte haben.
Prüft, wie einfach es ist, Regeln für den Zugriff zu erstellen und wie granular ihr Nutzer:innen hinzufügen oder einschränken könnt. Könnt ihr beispielsweise den Zugriff auf einzelne Dateien oder nur auf ganze Bibliotheken beschränken?
7. Analysen
Die besten DAM-Systeme liefern Daten darüber, wie eure Teams die Plattform und bestimmte Assets nutzen. Damit könnt ihr das Engagement innerhalb eures Teams verstehen und nachverfolgen. Analysen sind ein Muss, um die Nutzung von Assets zu überwachen und eine datenbasierte Kultur für kreative und markenbezogene Themen zu fördern.
Einige Anbieter bieten benutzerfreundliche Analyse-Dashboards, die euch bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- Budgetbewertung: Erhaltet Einblicke in die Nutzung und Performance der Plattform, um den ROI nachzuweisen.
- Optimierung des Content-Marketings: Erkennt, ob die Ressourcen für die Erstellung von Markeninhalten sinnvoll genutzt werden, und erhaltet Einblicke, um eure Content-Strategie zu steuern. Nutzen eure Teams die erstellten Inhalte? Werden bestimmte Content-Typen oder Themen häufiger verwendet als andere?
- Optimierung von Software-Integrationen: Verschafft euch einen Überblick über eure Markenoperationen, um Lücken in den täglichen Arbeitsabläufen zu erkennen und festzustellen, wo neue Software-Integrationen Prozesse verbessern könnten.
8. Anbietersupport
Bevor ihr euch für einen DAM-Anbieter entscheidet, lest Erfahrungsberichte und Case Studies, um zu verstehen, ob Kund:innen mit dem Support des Anbieters zufrieden sind.
Sammelt alle Informationen über das Onboarding und die anfängliche Einführung: Findet heraus, ob der Anbieter Schulungen zum Onboarding oder zusätzliche Sessions anbietet, wenn neue Funktionen hinzugefügt werden.
Wie Unternehmen DAM nutzen, um den Markenaufbau zu optimieren
Uber
Seit 2021 nutzt Uber Frontify, um seine Marken-Assets zu verwalten und Richtlinien zu dokumentieren.
Das DAM von Uber enthält Tausende von Marken-Dateien und Materialien. Das globale Unternehmen hat außerdem eine öffentliche Asset-Bibliothek erstellt – darunter Logos, Schriftarten, Vorlagen und Nutzungshinweise –, auf die Journalist:innen, Marketer:innen und andere externe Parteien zugreifen können.
„Heute haben mehr als 20.000 Markenaufbauer:innen von Uber die Plattform weltweit genutzt – etwa 12 % des Unternehmens erstellen, verwalten und teilen Assets über ein zentrales Hub“, sagt Brian Coonce, Global Creative Director bei Uber.
Telefónica
Telefónica nutzt Frontifys DAM, um über 1.200.000 Assets zu verwalten, darunter Logos, Illustrationen und Farbpaletten. Das Unternehmen managt 19 Marken im selben zentralen System.
Cristina Terrón Moreno vom Marken-Team von Telefónica erklärt die Vorteile, die sie durch ein DAM erhalten haben: „Die Möglichkeit, alle Markenmaterialien und Workflows gleichzeitig an einem zentralen Ort für alle Länder und Marken zu verwalten, ist der größte Vorteil und ein Meilenstein für Telefónica.“
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